يتطلب تصميم المكاتب تحديد احتياجات العمل قبل توزيع الغرف واختيار التشطيبات. عدد الموظفين، وطبيعة الأقسام، وحجم استقبال المراجعين، ومتطلبات الاجتماعات، كلها عوامل تحدد شكل المكتب والخدمات التي يحتاجها.
عند تجهيز مكتب في عمّان أو إعادة تأهيله، يجب تنسيق توزيع المساحات مع الكهرباء والإنترنت والتكييف والإنارة منذ مرحلة التصميم. تأجيل هذه التفاصيل إلى ما بعد تنفيذ القواطع والأسقف قد يؤدي إلى تعديلات في الأعمال المنجزة.
توزيع المساحات وفق طبيعة العمل
يبدأ المخطط بتحديد أماكن الموظفين وغرف الاجتماعات والاستقبال والخدمات المساندة. ويُراعى في التوزيع ارتباط الأقسام ببعضها، وحاجتها إلى التواصل أو الخصوصية، والمساحة اللازمة للتخزين وحفظ الملفات.
الأقسام التي تتعامل مع المراجعين تحتاج إلى منطقة استقبال وانتظار مناسبة، بينما تتطلب الاجتماعات والمكالمات الخاصة غرفاً مغلقة بخصوصية صوتية مناسبة. أما المساحات المفتوحة، فيجب تقييم ملاءمتها لطبيعة المهام وعدد المكالمات والاجتماعات اليومية.
تُراجع مساحات الحركة بعد إضافة مقاسات المكاتب والكراسي والخزائن إلى المخطط. ويشمل ذلك وضع الكراسي أثناء الاستخدام وفتح أبواب الغرف والأدراج، مع المحافظة على وضوح الممرات وسهولة الوصول إلى مرافق المكتب.
القواطع والخصوصية الصوتية
يُختار نوع القواطع بناءً على وظيفة الغرفة ومستوى الخصوصية المطلوب. القواطع الزجاجية تسمح بمرور الضوء، لكن أداءها الصوتي يعتمد على مواصفات النظام وتفاصيل تركيبه والأبواب المستخدمة معه.
يجب التمييز بين معالجة صدى الصوت داخل الغرفة وعزلها عن المساحات المجاورة. المواد التي تخفف الصدى قد تحسن وضوح الحديث، لكنها لا تكفي وحدها لمنع انتقاله. لذلك تُراجع تفاصيل القواطع والأبواب والأسقف وفتحات الخدمات مع المختص، خصوصاً في غرف الإدارة والاجتماعات.
ومن الأفضل تحديد مواقع الطابعات والاستراحة بعيداً عن مناطق العمل التي تتطلب تركيزاً، كلما سمح توزيع المكتب بذلك.
الكهرباء والإنترنت وتجهيز غرف الاجتماعات
تُحدد نقاط الكهرباء والبيانات وفق عدد محطات العمل ومواقعها والأجهزة التي ستُستخدم. ويشمل ذلك الشاشات والطابعات وأجهزة الاتصال وتجهيزات غرفة الاجتماعات، وليس الحواسيب وحدها.
في غرفة الاجتماعات، ينبغي تحديد موضع الشاشة والطاولة والكاميرا ونقاط التوصيل قبل تنفيذ التمديدات. كما يجب توفير وصول مناسب إلى نقاط الصيانة وتنظيم الكابلات بحيث لا تعبر مسارات الحركة.
تتضمن تشطيبات المكاتب في عمّان لدى مجموعة المصري تنسيق الكهرباء والبيانات والتكييف مع القواطع والأسقف والأرضيات. ويساعد إعداد مخططات متوافقة لهذه الأعمال على الحد من التعارضات أثناء التنفيذ.
توزيع الإنارة والتكييف
تُدرس مواقع المكاتب بالنسبة إلى النوافذ لتقليل انعكاس الضوء على الشاشات. وتُوزع الإنارة بما يناسب القراءة والعمل على الحاسوب والاجتماعات، مع مراعاة التحكم بالضوء الطبيعي بحسب ظروف الموقع.
أما مخارج التكييف، فتُنسق مع القواطع الجديدة ومواقع الجلوس. تقسيم مساحة مفتوحة إلى عدة غرف قد يستلزم مراجعة توزيع الهواء والتحكم بدرجات الحرارة. ويجب أن يراجع المختص قدرة النظام وملاءمته للتوزيع وعدد المستخدمين.
تُحسم هذه المتطلبات قبل اعتماد تفاصيل السقف، حتى تبقى وحدات الإنارة وفتحات التكييف ونقاط الصيانة متوافقة مع التصميم.
اختيار الأرضيات والنجارة والتشطيبات
تختلف متطلبات منطقة الاستقبال عن متطلبات غرف العمل والخدمات. عند اختيار الأرضيات، تُراجع ملاءمتها للاستخدام والتنظيف وحركة الكراسي، إضافة إلى أثرها على الصوت وسهولة صيانتها.
وفي أعمال النجارة، تُحدد احتياجات التخزين وأبعاد الأجهزة قبل اعتماد الخزائن. كما تُراجع تفاصيل مكتب الاستقبال من جهة الموظف، بما فيها مساحة العمل وتمرير الكابلات والتخزين، وليس شكل الواجهة فقط.
يمكن تنسيق هذه العناصر ضمن التصميم الداخلي للمكاتب، بحيث تُختار الألوان والخامات والأثاث على أساس المخطط المعتمد واحتياجات الاستخدام.
مراجعة الأعمال قبل استلام المكتب
يشمل الاستلام مراجعة التشطيبات وفتح الأبواب والخزائن والأدراج، وتجربة الإنارة ونقاط الكهرباء والبيانات وتجهيزات الاجتماعات. ويتولى المختصون اختبارات الأنظمة الفنية والتحقق من متطلبات السلامة المرتبطة بالمشروع.
تُسجل الملاحظات بوضوح ويُتفق على معالجتها، مع استلام المعلومات اللازمة للتشغيل والصيانة. وإذا شملت الأعمال تعديلات على التمديدات، فمن المفيد الاحتفاظ بالمخططات المحدثة للرجوع إليها لاحقاً.
تبدأ دراسة المكتب لدى مجموعة المصري بمعاينة المساحة ومراجعة متطلبات الفريق، ثم إعداد التصميم وتنسيق أعمال التشطيب. وكلما كانت الاحتياجات محددة من البداية، أصبح نطاق العمل أوضح قبل التنفيذ.